Stellen Sie sich vor, Sie möchten Ihr Auto digital auf den neuesten Stand bringen – aber vorher gar nicht prüfen, ob die Bremsen funktionieren oder die Reifen genug Profil haben. So ähnlich ist es bei der Digitalisierung: Wer ohne klare Strukturen startet, riskiert Chaos statt Erleichterung.

Viele Handwerksbetriebe sind über Jahre gewachsen. Abläufe wurden an neue Mitarbeiter angepasst, Aufgaben unterschiedlich erledigt, und es fehlt eine einheitliche Linie. Das führt dazu, dass dieselbe Arbeit von drei Mitarbeitern auf drei verschiedene Arten ausgeführt wird. Bevor Sie also Tools einführen, klären Sie insbesondere: - Welche Aufgaben führen häufig zu Problemen? - Wo gibt es immer wieder Qualitätsschwankungen? - Wo gehen Informationen verloren? - Welche Tätigkeiten kosten Ihre Mitarbeiter am meisten unnötige Zeit? 👉 Praxis-Tipp: Machen Sie eine einfache Prozess-Skizze. Schreiben Sie auf, wie ein Auftrag von der Anfrage bis zur Abrechnung läuft – und markieren Sie die Stellen, an denen es klemmt. Genau dort lohnt sich der Einstieg in die Digitalisierung.

Die beste Software bringt nichts, wenn Ihre Mitarbeiter sie nicht nutzen. Viele Digitalisierungsprojekte scheitern daran, dass die Mitarbeiter nicht mitgenommen wurden. Beziehen beziehen Sie ihre Mitarbeiter bei der Suche nach dem richtigen Tools aktiv ein: - Welche Probleme haben die Mitarbeiter mit den vorhandenen Systemen? - Kennen Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen eventuell interessante Tools aus früheren Arbeitsverhältnissen oder von Freunden und Kollegen? - Wie müsste ein Wunschtool aussehen und was genau wären die wichtigsten Features? - Wo verlieren die Mitarbeiter im Alltag am meisten Zeit? - Welche Funktionen würden Ihnen die Arbeit erleichtern? Wenn Mitarbeiter das Gefühl haben, dass ihre Ideen gehört werden, steigt die Akzeptanz enorm. Ein Geselle, der selbst an der digitalen Checkliste mitgearbeitet hat, wird diese später viel lieber nutzen. 👉 Praxis-Tipp: Starten Sie mit einem Pilotprojekt. Lassen Sie ein kleines Team ein neues Tool testen. Wenn diese Mitarbeiter überzeugt sind, tragen sie die Begeisterung automatisch ins gesamte Unternehmen.

Montagmorgen, 7:30 Uhr: Ein Kunde ruft an, ein Mitarbeiter meldet sich krank, und auf der dritten Baustelle fehlt Material. Wer hier noch mit Excel-Listen oder Magnettafeln plant, verliert schnell die Übersicht. Ein digitales Planungsboard schafft Ordnung. Es bündelt alle Informationen an einem Ort: - Kundendaten, Telefonnummern, Adressen (eventuell Routenplanung) - Übersichtliche Einsatzplanung per Drag & Drop - Zusatzaufträge, die sofort eingeplant eingeplant werden können - Eine Werkzeugverwaltung, die den einzelnen Baustellen übersichtlich zugeordnet werden kann So sparen Sie sich nicht nur Nachfragen und Telefonate, sondern bleiben auch flexibel. Wenn sich Pläne ändern, verschieben Sie mit wenigen Klicks Termine und Mitarbeiter – statt mühsam Listen neu zu schreiben. 👉 Praxis-Tipp: Achten Sie darauf, dass Änderungen einfach und schnell möglich sind. Viele Betriebe verlieren wertvolle Zeit, weil sie mit Tools arbeiten, die zu kompliziert sind.

Ein Zettel mit Stundennachweisen verschwindet, ein Materialverbrauch wird vergessen einzutragen, und die Fotos von der Baustelle kommen erst Tage später ins Büro. Das kostet Zeit, Geld und Nerven. Mit einer mobilen Baustellendokumentation dokumentieren Ihre Mitarbeiter alles direkt vor Ort: - Fotos mit Zeit- und Ortsstempel - Materialverbrauch pro Auftrag - Arbeitszeiten per Klick - Notizen oder Zusatzaufträge, die sofort digital unterschrieben werden können So vermeiden Sie Medienbrüche und sparen sich stundenlanges Nachtragen im Büro. 👉 Praxisbeispiel: Ein Dachdeckerbetrieb aus der Region hat seine Fotodokumentation digitalisiert. Früher wurden Fotos per WhatsApp verschickt und gingen oft verloren. Heute landen sie direkt im Kundenordner im System – geordnet nach Projekt, jederzeit abrufbar. Das spart nicht nur Zeit, sondern sorgt auch für eine rechtssichere Dokumentation.

Digitalisierung kostet Geld – das schreckt viele Handwerksbetriebe ab. Aber wussten Sie, dass es Förderprogramme gibt, die bis zu 80 % der Kosten übernehmen? Ein Beispiel ist das INQA-Coaching. Damit können Betriebe, die mindestens zwei Jahre bestehen, weniger als 250 Mitarbeiter haben und mindestens einen sozialversicherungspflichtigen Vollzeitmitarbeiter beschäftigen, von einer umfangreichen Förderung profitieren. Als zertifizierter INQA-Coach begleite ich Sie von der Analyse bis zur Umsetzung – und sorge dafür, dass Sie die passenden Fördermittel nutzen. 👉 Mehr Infos unter: www.engelsmarketing.de/inqa-coaching

Die große Frage vieler Handwerksbetriebe: Nehmen wir ein Komplettsystem oder kombinieren wir mehrere spezialisierte Tools? - Komplettsystem: Alles in einer Software. Von der Angebotserstellung über die Zeiterfassung bis zur Abrechnung läuft alles in einem System. Vorteil: Einfach zu bedienen, stabil, keine Schnittstellenprobleme. Nachteil: Manchmal fehlt die Tiefe bei einzelnen Funktionen. - Spezialisierte Tools: Mehrere Systeme, die miteinander verknüpft sind. Vorteil: Sehr umfangreiche Funktionen, z. B. in der Zeiterfassung oder Baustellendokumentation. Nachteil: Anspruchsvoller in der Bedienung, Schnittstellen müssen funktionieren. 👉 Tenor: Es gibt kein „richtig“ oder „falsch“. Die beste Lösung hängt von Ihrem Betrieb ab. Genau hier setzt eine Beratung an – gemeinsam prüfen wir, welche Variante für Sie die richtige ist.

Fotos von der Baustelle, Kundendaten im System, unterschriebene Aufträge – all das fällt unter die DSGVO. Wer hier nicht aufpasst, riskiert Abmahnungen oder Bußgelder. Häufige Risiken im Handwerk: - Fotos von Baustellen, auf denen auch Nachbargrundstücke oder Personen erkennbar sind - Kundendaten, die unsicher per Messenger verschickt werden - Zeiterfassungen, die auf unsicheren Geräten gespeichert werden Ein DSGVO-konformes Tool schützt Sie und Ihre Kunden. Es speichert Daten verschlüsselt, sorgt für klar geregelte Zugriffsrechte und bietet oft automatische Lösch- oder Archivierungsfunktionen. 👉 Praxis-Tipp: Prüfen Sie bei jeder Software: Wo werden die Daten gespeichert – in der EU oder auf Servern außerhalb? Das kann entscheidend sein, ob Sie rechtlich auf der sicheren Seite sind.